SportsNow prend entièrement en charge le Tarif 595 pour les assurances-maladie. Les justificatifs de remboursement peuvent ainsi être créées et envoyées directement dans SportsNow, sans logiciel supplémentaire ni frais externes. La mise en œuvre comprend la norme de facturation XML 5.0 ainsi que toute la logique du tarif, y compris la gestion des positions tarifaires. Tu peux ainsi gérer l’ensemble du processus directement dans SportsNow comme d’habitude. Dans cette FAQ, tu trouveras les réponses aux questions fréquemment posées concernant le Tarif 595.

Quelles informations doivent être renseignées pour le justificatif de remboursement ?

Afin de travailler en totale conformité avec le Tarif 595 et de t’assurer que tes justificatifs de remboursement contiennent toutes les informations nécessaires pour l’assurance-maladie, vérifie que les informations indiquées ci-dessous sont correctement renseignées.

  • Informations concernant l’émetteur de la facture/le fournisseur de prestations (en bleu): Cette section contient les informations relatives à ton studio.
    • N° GLN : Il s’agit du Global Location Number. Ce champ peut actuellement rester vide, mais il deviendra obligatoire à partir de 2027. Selon les directives officielles, les organismes de certification veillent à ce que tous les prestataires reçoivent un numéro GLN d’ici la fin de l’année. Dès que tu as reçu ton numéro, tu peux le saisir dans le domaine d’administrateur SportsNow sous «Apps & Intégrations» – «Tarif 595».
    • N° RCC : Il s’agit du numéro du Registre des codes-créanciers. Le numéro RCC doit obligatoirement être saisi lors de la configuration du Tarif 595 dans SportsNow sous «Apps & Intégrations» – «Tarif 595».
    • Adresse, e-mail et numéro de téléphone : Il s’agit des informations relatives à ton studio qui sont enregistrées dans ton domaine d’administrateur sous «Configurer mon studio» – «Profil de mon studio».
  • Informations dans la section «Patient» (en rouge) : Cette section contient toutes les informations pertinentes concernant ton membre.
    • Informations personnelles du membre : Le nom, le prénom, l’adresse, la date de naissance, le sexe ainsi que le numéro AVS du membre doivent obligatoirement être renseignés. Tu peux modifier les informations personnelles de tes membres directement dans les détails du client dans ton domaine d’administrateur. Tes membres peuvent également compléter eux-mêmes ces informations dans leur compte. Lors de la réservation d’un cours, les informations sont automatiquement transmises à ton studio.
    • N° d’assuré : Ce champ correspond au numéro de la carte d'assurance, que tes membres peuvent trouver sur leur carte d'assurance. Ce champ doit également être obligatoirement rempli.
    • Toutes les autres informations de la section «Patient» sont automatiquement complétées par le système.
  • Informations concernant la prestation fournie (en jaune): Cette section contient toutes les informations pertinentes concernant l’abonnement de ton membre.
    • Afin que les informations soient complètes, la position tarifaire correspondante, la quantité ainsi que le nombre de lignes doivent être indiqués pour chaque abonnement. Tu peux effectuer ces réglages directement dans SportsNow sous «Apps & Intégrations» – «Tarif 595».
    • La durée de validité ainsi que le prix de l’abonnement sont directement repris des détails de l’abonnement de ton membre.

Comment puis-je saisir les informations des membres et m’assurer que toutes les données obligatoires sont complètes ?

Comme indiqué ci-dessus, les informations suivantes sont obligatoires pour tes membres :

  • Nom et prénom
  • Adresse
  • Date de naissance
  • Sexe
  • Numéro AVS

Tu peux saisir ces données directement dans les informations personnelles du membre. Tu trouveras une Étape-par-Étape ici: Modifier les informations personnelles d'un membre
De plus, tes membres peuvent compléter eux-mêmes leurs informations personnelles directement dans leur compte. Nous te recommandons de définir les informations obligatoires mentionnées ci-dessus comme champs obligatoires dans SportsNow. Cela te permet de t'assurer que tes membres ont bien renseigné toutes les informations requises. Tu trouveras les instructions pour définir ces champs comme obligatoires ici : Configurer les champs clients. Note que si un membre complète lui-même ses informations dans son compte, celles-ci ne seront pas immédiatement transmises à ton studio, mais uniquement lors de la prochaine action pertinente (par exemple, une réservation, l'achat d'un abonnement, l'émission d'une facture, un check-in, etc.).


Comment le justificatif de remboursement est-elle créée et envoyée au membre ?

Le justificatif de remboursement est créée automatiquement et envoyée à tes membres. Tes membres peuvent télécharger le justificatif de remboursement directement depuis l’e-mail. Sous «Apps & Intégrations» – «Tarif 595», tu peux définir à quel moment le justificatif de remboursement doit être envoyée. Les options suivantes sont disponibles :

  • Après réception du paiement (avec confirmation de paiement) : Le justificatif de remboursement est envoyée avec la confirmation de paiement uniquement après réception du paiement.
  • Avec la facture : Le justificatif de remboursement est envoyée directement avec la facture.

Les deux options sont valides. Tu peux donc choisir celle qui correspond le mieux au processus de ton studio.


Où peut-on consulter, envoyer ou imprimer à nouveau le justificatif de remboursement ?

Par défaut, tes membres peuvent imprimer le justificatif de remboursement directement depuis l’e-mail. Ils peuvent également télécharger le justificatif de remboursement depuis leur compte SportsNow. Tes membres trouveront une Étape-par-Étape ici : Télécharger le justificatif de remboursement Si tu souhaites télécharger à nouveau le justificatif de remboursement ou l’envoyer à tes membres, tu peux le faire directement dans le domaine d’administrateur sous «Mes finances». Pour la facture correspondante du membre, appuie sur «Action» – «Télécharger le justificatif de remboursement» ou «Envoyer le justificatif de remboursement».


Que se passe-t-il en cas de modification ultérieure des données du client/de l’assurance ou de l’abonnement ?

Si les données de tes membres changent ou si le justificatif de remboursement n’est pas complète, tu peux compléter ou modifier les informations directement dans les détails du client. Tu trouveras une Étape-par-Étape ici : Modifier les informations personnelles d'un membre. Dès que tu as modifié ou complété les informations personnelles ou les données de l’abonnement, le justificatif de remboursement est automatiquement mise à jour dans le domaine d’administrateur et tu peux l’envoyer à nouveau au membre. 

Lorsqu’un membre utilise activement SportsNow et modifie ses informations personnelles dans son propre compte, celles-ci sont synchronisées avec le studio lors de la prochaine action pertinente, par exemple lors d’une réservation, de l’achat d’un abonnement, de l’établissement d’une facture ou d’un check-in. Dès que les données sont synchronisées, le justificatif de remboursement peut être téléchargée à nouveau avec les informations actualisées.


Comment dois-je attribuer la position tarifaire à chaque abonnement ?

Un code tarifaire, une quantité et un nombre de lignes doivent être attribués à chaque abonnement. Dans le domaine d’administrateur sous «Apps & Intégrations» – «Tarif 595», tous les abonnements de tes paramètres d’abonnement sont affichés. Pour chaque abonnement que tu souhaites facturer selon le Tarif 595, tu dois renseigner les informations suivantes :

  • Code tarifaire : Tu peux sélectionner dans la liste l’offre qui correspond le mieux à ton offre. Pour chaque position tarifaire, tu peux définir si elle est facturée par mois ou selon le nombre de cours.
    Exemple : Pour un abonnement Pilates de 10 cours, tu peux sélectionner la position tarifaire «3016 Pilates, par 1 leçon». Pour un abonnement annuel de Pilates, sélectionne la position tarifaire «3015 Pilates, par 1 mois». Pour trouver rapidement la position tarifaire appropriée, tu peux appuyer sur le champ et saisir le numéro. La sélection passe ensuite directement à la position correspondante.
  • Quantité: Indique soit le nombre de mois, soit le nombre de cours compris dans l’abonnement.
    Exemple : L’abonnement Pilates de 10 cours mentionné ci-dessus est facturé selon le nombre de cours. Tu peux donc saisir «10» comme quantité (crédit défini). Pour l’abonnement annuel de Pilates, la facturation est effectuée par mois. Tu peux donc saisir «12» comme quantité (nombre de mois pendant lesquels l’abonnement est valable).
  • Ligne(s) : Indique le nombre de lignes qui doivent être créées. Par défaut, tu peux toujours saisir «1». Le nombre de lignes doit uniquement être augmenté pour les abonnements valables plusieurs années.
  • Description : Si la position tarifaire de ton abonnement est «9999, offres ne correspondant à aucune position tarifaire», une description supplémentaire de l’offre est nécessaire.


Puis-je continuer à utiliser la facture standard de SportsNow ou dois-je obligatoirement utiliser la facture patient ?

En règle générale, tu peux continuer à utiliser la facture SportsNow. La facture patient selon le Tarif 595 est uniquement nécessaire si la facture doit être transmise à l’assurance. Le justificatif de remboursement est créée indépendamment du format de facture sélectionné. Dans le domaine d’administrateur sous «Apps & Intégrations» – «Tarif 595», tu peux sélectionner le format souhaité sous «Format de facture» (facture SportsNow ou facture patient selon le Tarif 595).


Le studio peut-il envoyer directement le justificatif de remboursement à l’assurance-maladie (eTG) ?

Le Tiers Garant électronique (eTG) permet la transmission numérique du justificatif de remboursement directement du fournisseur de prestations, c’est-à-dire de ton studio, à l’assurance-maladie. Comme l’interface des assurances-maladie n’est pas encore disponible, il n’est actuellement pas possible pour le studio d’envoyer directement les justificatifs de remboursement à l’assurance-maladie. Cette fonction est toutefois prévue à moyen terme. Dans le cadre du Tarif 595, les membres doivent donc actuellement continuer à envoyer eux-mêmes la facture ainsi que le justificatif de remboursement directement à leur assurance-maladie. Tes membres reçoivent le justificatif de remboursement par e-mail et peuvent télécharger les documents directement au format PDF. Dès que les assurances auront mis l’interface à disposition et qu’il sera possible pour le studio d’envoyer directement les documents à l’assurance-maladie, nous t’en informerons dans nos Update News : Update News


Est-il possible d’utiliser des numéros RCC et GLN individuels ?

Il n’est actuellement pas possible d’utiliser des numéros RCC et GLN individuels. Cela signifie que ces deux numéros ne peuvent pas être définis individuellement par instructeur ou membre de l’équipe et qu’ils peuvent actuellement uniquement être définis par studio. La fonction permettant d’utiliser des numéros RCC et GLN individuels est toutefois déjà prévue et sera mise en œuvre dans les prochains mois. Nous t’informerons dans nos Update News dès que cette fonction sera disponible : Update News


J’utilise l’intégration bexio. Que dois-je prendre en compte dans le cadre du Tarif 595 ?

Si tu utilises bexio pour ta facturation, tu peux en principe continuer à travailler comme d’habitude. Il est toutefois important de tenir compte des points suivants :

  • Le justificatif de remboursement pour les assurances-maladie est créée directement via SportsNow, indépendamment de bexio, et est conforme au Tarif 595.
  • Les factures de bexio ne sont actuellement pas conformes à la norme XML 5.0. En règle générale, tu peux néanmoins continuer à utiliser la facture bexio. La facture patient selon le Tarif 595 est uniquement nécessaire si la facture doit être transmise à l’assurance. Le justificatif de remboursement est créée indépendamment du format de facture sélectionné.
  • Si tu souhaites travailler en totale conformité avec le Tarif 595, tu peux à l’avenir envoyer tes factures directement via SportsNow. bexio peut toujours être utilisé sans problème pour la comptabilité.