Der Tarif 595 für Krankenkassen wird von SportsNow vollständig unterstützt. Rückforderungsbelege können somit direkt in SportsNow erstellt und versendet werden, ohne dass eine zusätzliche Software genutzt werden muss oder externe Gebühren anfallen. Die Umsetzung beinhaltet den XML-5.0-Rechnungsstandard sowie die vollständige Tariflogik inkl. Verwaltung der Tarifziffern. Dadurch kannst du künftig den gesamten Prozess wie gewohnt in SportsNow abwickeln. In dieser FAQ findest du direkt Antworten auf häufig gestellte Fragen in Zusammenhang mit Tarif 595.


Welche Informationen muss ich für den Rückforderungsbeleg ausgefüllt haben?

Damit du vollständig konform mit Tarif 595 arbeiten kannst und deine Rückforderungsbelege alle für die Krankenkasse relevanten Informationen enthalten, stelle sicher, dass die nachfolgend aufgeführten Angaben korrekt ausgefüllt sind.

  • Informationen zum Rechnungssteller/Leistungserbringer (in blau):Hier werden die Informationen zu deinem Studio aufgeführt.
    • GLN-Nr.: Dies ist die Global Location Number. Dieses Feld kann derzeit noch leer gelassen werden, ist ab 2027 aber Pflicht. Gemäss offizieller Wegleitung gewähren die Zertifizierungsstellen, dass alle bis Ende Jahr eine GLN-Nr. erhalten. Sobald du die Nummer erhalten hast, kannst du diese im SportsNow Adminbereich unter «Apps & Integrationen» – «Tarif 595» eingeben.
    • ZSR-Nr.: Dabei handelt es sich um die Zahlstellenregister-Nummer. Die ZSR-Nr. muss bei der Einrichtung des Tarif 595 zwingend in SportsNow unter «Apps & Integrationen» – «Tarif 595» eingegeben werden.
    • Adresse, E-Mail und Telefonnummer: Hier handelt es sich um die Angaben zu deinem Studio, welche in deinem Adminbereich unter «Mein Studio einrichten» - «Mein Studioprofil» angegeben ist. 
  • Informationen im Bereich «Patient» (in rot):Hier werden alle relevanten Informationen zu deinem Mitglied aufgeführt.
    • Persönliche Informationen des Mitgliedes: Name, Vorname, Adresse, Geburtsdatum Geschlecht sowie die AHV-Nummer des Mitgliedes müssen zwingend ausgefüllt werden. Die persönlichen Informationen deiner Mitglieder kannst du direkt in deinem Adminbereich in den Kundendetails bearbeiten. Zudem können deine Mitglieder die Angaben selbstständig in ihrem Konto vervollständigen und bei der Buchung einer Stunde automatisch an dein Studio übertragen.
    • Versicherten-Nr.: Dieses Feld ist gemäss aktuellem Kenntnisstand optional. Dementsprechend kann dieses Feld in den persönlichen Informationen der Mitglieder auch nicht gesetzt werden über SportsNow. Wir sind bezüglich dieses Feldes noch in Abklärung mit der zuständigen Fachstelle und informieren rechtzeitig, sollte sich diesbezüglich etwas ändern. 
    • Alle weiteren Informationen im Bereich «Patient» werden automatisch durch das System ausgefüllt.
  • Informationen zu der erbrachten Leistung (in gelb): Hier werden alle relevanten Informationen zum Abonnement deines Mitgliedes aufgeführt.
    • Damit die Informationen vollständig sind, muss für jedes Abonnement die passende Tarifziffer, die Anzahl sowie die Zeilenanzahl angegeben werden. Diese Einstellungen kannst du direkt in SportsNow unter «Apps & Integrationen» – «Tarif 595» vornehmen. 
    • Die Gültigkeitsdauer sowie der Preis des Abonnements wird direkt aus den Abonnementdetails bei deinem Mitglied übernommen. 


Wie kann ich die Informationen der Mitglieder erfassen und sicherstellen, dass ich alle zwingenden Angaben vollständig erhalte?

Wie oben beschrieben werden von deinen Mitgliedern zwingend die folgenden Informationen benötigt:

  • Name und Vorname
  • Adresse
  • Geburtsdatum
  • Geschlecht
  • AHV-Nummer 

Du hast die Möglichkeit, die Daten direkt in den persönlichen Informationen des Mitgliedes auszufüllen. Eine Anleitung dazu findest du hier: Persönliche Informationen von Mitgliedern bearbeiten. 


Wie wird der Rückforderungsbeleg erstellt und dem Mitglied zugestellt?

Der Rückforderungsbeleg wird automatisch erstellt und an deine Mitglieder gesendet. Deine Mitglieder können den Beleg dabei direkt aus der E-Mail herunterladen. Unter «Apps & Integrationen» – «Tarif 595» hast du die Möglichkeit, den Versandzeitpunkt des Rückforderungsbelegs festzulegen. Dabei stehen dir die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung: 

  • Nach Zahlungseingang (mit Zahlungsbestätigung): Der Rückforderungsbeleg wird erst nach erfolgtem Zahlungseingang zusammen mit der Zahlungsbestätigung versendet.
  • Mit der Rechnung: Der Rückforderungsbeleg wird direkt zusammen mit der Rechnung versendet.

Beide Optionen sind valide und du kannst daher selbst entscheiden, welche Option besser zum Prozess deines Studios passt.


Wo kann der Rückforderungsbeleg nochmals angesehen, gesendet oder gedruckt werden?

Deine Mitglieder können den Rückforderungsbeleg standardmässig direkt über die E-Mail ausdrucken. Alternativ haben sie auch die Möglichkeit, den Rückforderungsbeleg in ihrem SportsNow-Konto herunterzuladen. Eine Anleitung dazu finden deine Mitglieder hier: Rückforderungsbeleg herunterladen

Für den Fall, dass du den Rückforderungsbeleg noch einmal herunterladen oder an deine Mitglieder senden möchtest, kannst du dies direkt im Adminbereich unter «Meine Finanzen» erledigen. Klicke dazu bei der entsprechenden Rechnung des Mitgliedes auf «Aktion» - «Rückforderungsbeleg herunterladen» respektive auf «Rückforderungsbeleg senden».


Was passiert bei nachträglichen Änderungen von Kunden-/Versicherungsdaten oder bei Änderungen am Abonnement?

Für den Fall, dass sich die Daten deiner Mitglieder ändern oder der Rückforderungsbeleg nicht vollständig ausgefüllt sein sollte, kannst du die Informationen direkt in den Kundendetails ergänzen. Eine Anleitung dazu findest du hier: Persönliche Informationen von Mitgliedern bearbeiten. Sobald du die persönlichen Informationen oder die Angaben zum Abonnement geändert oder ergänzt hast, wird der Rückforderungsbeleg im Adminbereich automatisch aktualisiert und du kannst ihn dem Mitglied erneut zukommen lassen.
Wenn ein Mitglied SportsNow aktiv nutzt und die persönlichen Informationen im eigenen Konto ändert, werden diese bei der nächsten relevanten Aktion (z.B. Buchung, Abonnementkauf, Rechnungsstellung, Check-in etc.) direkt mit dem Studio synchronisiert. Sobald die Daten synchronisiert sind, kann der Rückforderungsbeleg mit den aktualisierten Informationen erneut heruntergeladen werden. 


Wie muss ich die Tarifziffer-Zuordnung pro Abonnement vornehmen?

Jedem Abonnement muss eine Tarifziffer, eine Anzahl und eine Zeilenanzahl zugewiesen werden. Im Adminbereich unter «Apps & Integrationen» – «Tarif 595» werden dir alle Abonnemente aus deinen Abonnementeinstellungen angezeigt. Für jedes Abonnement, welches du über Tarif 595 abrechnen möchtest, musst du die folgenden Informationen angeben:

  • Tarifziffer: Hier kannst du aus der Liste das Angebot auswählen, welches am besten zu deinem Angebot passt. Für jede Tarifziffer kannst du festlegen, ob sie monatlich oder nach Anzahl der Stunden verrechnet wird.
    Beispiel: Für ein 10-er Pilates-Abonnement kannst du die Tarifziffer «3016 Pilates, pro 1 Lektion» auswählen. Für ein Pilates-Jahresabonnement wählst du die Tarifziffer «3015 Pilates, pro 1 Monat».
    Um möglichst rasch, die passende Tarifziffer zu finden, kannst du in das Feld klicken und die Ziffer eingeben. Die Auswahl springt anschliessend direkt dorthin.
  • Anzahl: Gib hier entweder die Anzahl Monate oder die Anzahl der Lektionen ein, die im Abonnement enthalten sind.
    Beispiel: Bei dem genannten 10er Pilates-Abonnement wird nach Anzahl der Stunden verrechnet, bei der Anzahl kannst du entsprechend «10» (festgelegtes Guthaben) eintragen. Bei dem Pilates-Jahresabonnement wird nach Monaten verrechnet, bei der Anzahl kannst du entsprechend «12» (Anzahl Monate, während dem das Abonnement gültig ist) eintragen.
  • Zeile: Gib hier die Anzahl der Zeilen ein, die erstellt werden sollen. Hier kannst du standardmässig immer «1» eintragen. Lediglich bei mehrjährigen Abonnementen sollte die Anzahl der Zeilen erhöht werden.
  • Beschreibung: Falls die Tarifziffer deines Abonnements «9999, Angebote, die keiner Tarifziffer entsprechen» ist, wird zusätzlich eine Beschreibung zum Angebot benötigt. 


Kann ich weiterhin die Standardrechnung von SportsNow nutzen oder muss ich zwingend mit der Patientenrechnung arbeiten?

In der Regel kannst du die SportsNow Rechnung verwenden. Die Patientenrechnung nach Tarif 595 ist nur nötig, wenn die Rechnung bei der Versicherung eingereicht werden muss. Der Rückforderungsbeleg wird unabhängig vom gewählten Rechnungsformat erstellt. Im Adminbereich unter «Apps & Integrationen» – «Tarif 595» kannst du unter «Rechnungsformat» das von dir gewünschte Format (SportsNow Rechnung oder Patientenrechnung nach Tarif 595) auswählen.


Kann das Studio den Rückforderungsbeleg direkt an die Krankenkasse senden (eTG)?

Der elektronische Tiers Garant (eTG) ist die digitale Übermittlung des Rückforderungsbelegs direkt vom Leistungserbringer (also von deinem Studio) an die Krankenkasse. Da von Seiten der Krankenkassen die Schnittstelle noch nicht bereit ist, ist es aktuell nicht möglich, dass der Versand der Belege an die Krankenkasse durch das Studio getätigt wird. Diese Funktion ist allerdings mittelfristig geplant. Dementsprechend ist es im Rahmen von Tarif 595 aktuell weiterhin so, dass die Mitglieder die Rechnung sowie den Rückforderungsbeleg direkt an ihre Krankenkasse schicken. Deine Mitglieder erhalten den Rückforderungsbeleg per E-Mail und können die Belege direkt als PDF herunterladen. Sobald die Versicherungen die Schnittstelle bereitgestellt haben und die Möglichkeit besteht, dass das Studio direkt die Belege an die Krankenkasse schickt, werden wir dich gerne in unseren Update News informieren: Update News


Ist es möglich, individuelle ZSR- und GLN-Nummern zu verwenden?

Aktuell besteht die Möglichkeit, individuelle ZSR- und GLN-Nummern zu verwenden, nicht. Das heisst, die Angabe der beiden Nummern ist nicht pro Instruktor:in / Teammitglied möglich, sondern kann derzeit nur pro Studio definiert werden. Die Funktion für individuelle ZSR- und GLN-Nummern ist allerdings bereits geplant und wird in den nächsten Monaten umgesetzt. Gerne informieren wir dich in unseren Update News, sobald die Funktion zur Verfügung steht: Update News


Ich nutze die bexio-Integration. Was muss ich dafür im Rahmen von Tarif 595 beachten?

Wenn du bexio für deine Rechnungsstellung nutzt, kannst du grundsätzlich wie gewohnt weiterarbeiten. Dabei ist es wichtig, dass du folgendes beachtest:

  • Der Rückforderungsbeleg für die Krankenkassen wird unabhängig von bexio direkt über SportsNow erstellt und entspricht dem Tarif 595.
  • Rechnungen aus bexio entsprechen aktuell nicht dem XML-5.0-Standard. In der Regel kannst du trotzdem weiterhin die bexio-Rechnung verwenden. Die Patientenrechnung nach Tarif 595 ist nur nötig, wenn die Rechnung bei der Versicherung eingereicht werden muss. Der Rückforderungsbeleg wird unabhängig vom gewählten Rechnungsformat erstellt. 
  • Wenn du vollständig konform mit dem Tarif 595 arbeiten möchtest, kannst du deine Rechnungen künftig direkt über SportsNow versenden. bexio kann weiterhin problemlos für die Buchhaltung genutzt werden.