Wer kann diese Funktion benutzen?

  • Administratoren
  • Premium MAX / Add-On «Integration mit bexio»
  • https://www.bexio.com
  • Für die Benutzung der bexio Software fallen separate Gebühren seitens bexio an. 


SportsNow bietet dir eine Integration mit bexio an. bexio ist eine Business-Software und ermöglicht es dir Rechnungen mit deinem eigenen Design zu schreiben. Zudem kannst du Zahlungen mit ESR-Einzahlungsscheinen zeitsparend und automatisch abgleichen. Mit der bexio-Integration kannst du dein SportsNow-Studio mit bexio verbinden und somit gleichzeitig von den Vorteilen beider Systeme profitieren. Deine Rechnungen werden automatisch synchronisiert und du kannst dadurch eine Menge Zeit sparen.


Die Vorteile der bexio-Integration

  • Schnelle und einfache Einrichtung
  • Automatische Synchronisation sämtlicher Rechnungen
  • Automatische Verknüpfung bestehender Kunden und Produkte (Abonnemente)


Wie funktioniert es?

  • Grundsätzlich: Sobald ein Mitglied auf SportsNow ein neues Abonnement kauft, wird standardmässig eine Rechnung erstellt (unter Meine Finanzen).
  • Sobald die bexio-Integration aktiviert ist, werden diese Rechnungen automatisch nach bexio transferiert und der Rechnungsstatus synchronisiert.
  • Falls der Kontakt in bexio noch nicht vorhanden ist, so wird initial der Kunde automatisch erstellt. Dasselbe gilt für das Produkt (das Abonnement).
  • Wenn die Rechnung in bexio bezahlt (oder storniert) wurde, wird die Rechnung auf SportsNow automatisch als bezahlt (oder storniert) markiert.
  • Somit wird primär das Rechnungswesen mit bexio erledigt und das Verwalten der Mitglieder und Abonnemente mit SportsNow, welche die Vorteile beider Systeme vereint.


Gut zu wissen

  • Es werden nicht sofort sämtliche Kunden und Abonnemente aus SportsNow nach bexio transferiert (oder umgekehrt), sondern ein Kunde bzw. Abonnement wird erst transferiert, wenn eine entsprechende Rechnung existiert und synchronisiert wird.
  • Es wird nur der Rechnungsstatus synchronisiert (d.h. Teilzahlungen und nachträgliche Mutationen werden nicht synchronisiert).
  • Die Rechnungen werden in bexio basierend auf den aktuellen bexio-Vorlagen erstellt. Wie diese angepasst werden können, kannst du beim bexio-Support finden: Logo, Schriftart, Seitenabstände und Empfänger-Adresse bei meinen Dokumenten anpassen
  • Nur neue Rechnungen werden synchronisiert d.h. Rechnungen, die nach der bexio-Integration aktiviert wurden.
  • Falls du ältere Rechnungen nachträglich synchronisieren möchtest, so musst du diese Rechnungen einzeln und manuell für die Synchronisation auswählen (unter Meine Finanzen)
  • Die Synchronisation wird mehrmals am Tag ausgeführt d.h. es kann evtl. einen Moment dauern, bis die Rechnungen synchronisiert werden.
  • Für den Fall, dass eine Rechnung nicht automatisch synchronisiert wird (grünes bexio-Symbol fehlt beim Rechnungsstatus), besteht die Möglichkeit eine Rechnung manuell für die Synchronisation zu aktivieren. Klicke dazu bei der Rechnung auf «Aktion» - «Mit bexio synchronisieren». 


Schritt-für-Schritt-Anleitung

bexio verbinden 

  • Voraussetzung ist ein bestehendes bexio-Konto.
  • Klicke im Adminbereich auf «Apps & Integrationen» – «bexio».
  • Klicke auf «Jetzt bexio nutzen».
  • Du wirst automatisch zu bexio weitergeleitet.
  • Falls du noch nicht bei bexio eingeloggt bist, musst du dich zuerst anmelden und kannst danach mit dem Verbinden fortfahren.
  • Klicke auf «Zulassen» um SportsNow mit deinem bexio-Konto zu verbinden
  • Glückwunsch! Du hast dein Studio erfolgreich mit bexio verbunden.
  • Sobald bexio verbunden ist, stehen dir einige einfache Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.


Grundeinstellungen

  • Rechnungen automatisch senden: Ist diese Option aktiviert (Häkchen ist gesetzt), so wird die Rechnung automatisch aus bexio per E-Mail versendet. Wir empfehlen diese Option erst zu aktivieren, wenn sämtliche Vorlagen und Einstellungen korrekt und getestet sind. Wenn diese Option deaktiviert ist, so muss die Rechnung in bexio manuell gesendet werden.
  • Standard MWST Umsatzsteuer: Wähle aus mit welcher Standard MWST Umsatzsteuer, die Rechnung erstellt werden soll in bexio.
  • Produktspezifische MWST Umsatzsteuer verwenden: Optional hast du die Möglichkeit produktspezifische MWST Umsatzsteuer für die Rechnung zu verwenden, welche beim Produkt in bexio definiert sind. Dies wird jedoch nur empfohlen, falls die MWST Umsatzsteuer pro Abonnement unterschiedlich sein kann.
  • Preise: Wähle aus, ob deine Preise inkl. oder zzgl. MWST sind.
  • Konto für Barzahlung: Wähle aus auf welches bexio-Konto (Ertragskonto) gebucht werden soll für Rechnungen mit der Zahlungsart „Barzahlung“.
  • Konto für Rechnung / Überweisung / Kreditkarte: Wähle aus auf welches bexio-Konto (Ertragskonto) gebucht werden soll für Rechnungen aller übrigen Zahlungsarten.
  • Hinweis: Zahlungseingänge (wenn eine Rechnung als bezahlt markiert wird) werden in bexio über das Standard-Konto z.B. 1029 (Bank – Systemkonto) gebucht. Das Standard-Konto kann in bexio angepasst werden.
  • Wenn du fertig bist, klicke auf «Einstellungen speichern».


Erweiterte Einstellungen

  • Falls du sowohl in bexio als auch in SportsNow bereits deine Kunden / Kontakte hast, so kannst du diese mit deinen Mitgliedern / Abonnemente verknüpfen, damit bei der Synchronisation keine Duplikate entstehen. Ansonsten kannst du diesen Schritt einfach überspringen.
  • Standardmässig werden Kontakte anhand ihrer E-Mail-Adressen automatisch abgeglichen, um Duplikate zu vermeiden.