Qui peut utiliser cette fonction ?

  • Administrateurs
  • Premium MAX / Add-on « Intégration avec bexio »
  • Des frais distincts sont facturés par bexio pour l'utilisation du logiciel bexio: https://www.bexio.com

SportsNow te propose une intégration avec bexio. Bexio est un logiciel de gestion qui te permet de rédiger des factures avec ton propre design. De plus, pour les factures-QR, un rapprochement automatique des paiements a lieu entre le compte e-banking et le compte bexio. Avec l'intégration bexio, tu peux relier ton studio à bexio et profiter ainsi simultanément des avantages des deux systèmes. Tes factures sont automatiquement synchronisées et les membres existants ainsi que les abonnements sont automatiquement reliés. La facturation se fait donc principalement avec bexio et la gestion des membres et des abonnements avec SportsNow.


Si tu as des questions ou des préoccupations, nous te recommandons de contacter directement notre équipe de support. Nous sommes à ta disposition pour t'aider rapidement et efficacement.


Comment cela fonctionne-t-il ?

  • Dès qu'un membre achète un nouvel abonnement sur SportsNow, une facture est créée par défaut (sous Mes finances). Si l'intégration à bexio est activée, ces factures sont automatiquement transférées vers bexio et le statut de la facture est synchronisé.
  • Si le contact n'existe pas encore dans bexio, le membre est initialement créé automatiquement. Il en va de même pour le produit (l'abonnement).
  • Si la facture a été payée (ou annulée) dans bexio, la facture est automatiquement marquée comme payée (ou annulée) sur SportsNow.
  • Si tu as déjà tes membres/contacts à la fois dans bexio et dans SportsNow, tu peux les associer à tes membres/abonnements afin d'éviter les doublons lors de la synchronisation. Par défaut, les contacts sont automatiquement synchronisés sur la base de leur adresse e-mail afin d'éviter les doublons.


Bon à savoir

  • Tous les membres et abonnements ne sont pas immédiatement transférés de SportsNow vers bexio (ou inversement), mais un membre ou un abonnement n'est transféré que si une facture correspondante existe et est synchronisée. 
  • Une fois la facture créée dans bexio, seul l'état de la facture est synchronisé, c'est-à-dire que les modifications ultérieures de la facture ne sont pas prises en compte.
  • Les factures sont créées dans bexio sur la base des modèles actuels de bexio. Tu peux découvrir comment les adapter grâce à bexio Support.
  • Seules les nouvelles factures sont synchronisées automatiquement, c'est-à-dire les factures qui ont été activées après l'intégration de bexio. 
  • Si tu souhaites synchroniser ultérieurement des factures existantes plus anciennes de SportsNow avec bexio, tu as à ta disposition la fonction «Synchroniser les factures existantes avec bexio». Tu trouveras cette fonction dans les paramètres d'intégration de bexio sous «Apps & intégrations» - «bexio» tout en bas.

    Tu peux définir la période souhaitée, à partir de laquelle toutes les factures ouvertes et payées seront synchronisées, les factures annulées étant exclues. Pour effectuer la synchronisation, clique sur le bouton «Synchroniser maintenant».

  • Tu peux également sélectionner manuellement seulement certaines factures pour la synchronisation sous «Mes finances». 

  • La synchronisation est effectuée plusieurs fois par jour, c'est-à-dire que la synchronisation des factures peut prendre un moment.
  • Dans le cas où une facture n'est pas automatiquement synchronisée (le symbole bexio vert est manquant dans l'état de la facture), il est possible d'activer manuellement une facture pour la synchronisation. Pour ce faire, clique sur « Action » - « Synchroniser avec bexio » pour la facture. 


Étape-par-Étape 

Connecter bexio

Sur le web

  • La condition préalable est un compte bexio existant.
  • Clique dans le domaine d'administrateur sur « Apps & Intégrations » - « bexio ».
  • Clique sur « Utiliser bexio maintenant ».
  • Tu seras automatiquement redirigé vers bexio. Si tu n'es pas encore connecté à bexio, tu dois d'abord t'enregistrer et ensuite continuer à te connecter.
  • Clique sur « Autoriser » pour connecter SportsNow à ton compte bexio
  • Dès que bexio est connecté, quelques réglages simples sont à ta disposition.


Paramètres

  • Envoyer automatiquement les factures : Si cette option est activée (la case est cochée), la facture est automatiquement envoyée de bexio par e-mail. Nous te recommandons d'activer cette option seulement dès que tous les modèles et paramètres est corrects et testés. Si cette option est désactivée, la facture doit être envoyée manuellement dans bexio.
    Dès que la case est cochée, un texte d'accompagnement de la facture apparaît, qui peut être adapté individuellement. Les caractères de remplacement, présents par défaut dans ce texte, sont automatiquement remplacés par les informations correctes lors de l'envoi de la facture. Il est également possible d'utiliser des caractères de remplacement supplémentaires, par exemple pour le nom. Tu trouveras tous les caractères de remplacement disponibles ici : bexio: Changer le texte des mails
  • Taxe des ventes TVA standard : Choisis avec quelle taxe de vente TVA standard, la facture doit être créée dans bexio.
  • Utiliser la TVA sur les ventes spécifiques au produit : En option, tu as la possibilité d'utiliser la TVA spécifique au produit pour la facture, qui sont définies dans bexio pour le produit. Cependant, ceci n'est recommandé que si la TVA peut être différente par abonnement.
  • Utiliser un compte de produits spécifique au produit, défini pour le produit dans bexio : En option, tu as la possibilité d'utiliser un compte de produits spécifique au produit, défini pour le produit dans bexio.
  • Prix : Choisis entre prix TTC et prix HT (hors TVA).
  • Compte pour Paiement cash : Choisis le compte bexio (compte de produits) sur lequel tu veux comptabiliser les factures avec le type de paiement « Paiement cash ».
  • Compte pour Facture / Virement bancaire / Carte de crédit : Choisis le compte bexio (compte de produits) sur lequel tu veux passer des écritures pour les factures de tous les autres types de paiement.
    Note : Les encaissements (lorsqu'une facture est marquée comme payée) sont enregistrés dans bexio via le compte standard, p.ex. 1029 (compte bancaire - système). Le compte standard peut être ajusté en bexio.
  • Ne pas synchroniser les factures déjà payées en ligne: Si cette option est activée (la case est cochée), les factures des abonnements achetés et payés directement par paiement en ligne ne seront pas synchronisées avec bexio.
  • Lorsque tu as terminé, clique sur « Enregistrer les paramètres ».


Utilisation de bexio en lieux croisée

Sur le web

  • Va dans la zone d'administration du studio connecté souhaité sous « Apps & Integration » - « bexio ».
  • Clique sur « Utiliser bexio maintenant ». 
  • Le lieu sélectionné adoptera automatiquement les paramètres de bexio à partir de la connexion principale. 
  • Tu peux aussi utiliser plusieurs connexions principales pour plusieurs lieux. Pour ce faire, connecte-toi pour les différents lieux avec les différents comptes bexio.


Renouveler la connexion bexio

Sur le web

  • Clique dans le domaine d'administrateur sur « Apps & Intégrations » - « bexio ».
  • Clique sur « Renouveler la connexion ».
  • Tu seras automatiquement redirigé vers bexio. Si tu n'es pas encore connecté à bexio, tu dois d'abord t'enregistrer et ensuite continuer à te connecter.
    Remarque : si le studio a plusieurs comptes bexio, il faut s'assurer de se connecter au bon compte. Le compte bexio actuellement connecté est affiché sous « Apps & Integration » - « bexio » à côté de l'icône du lien.
  • Clique sur « Autoriser » pour connecter SportsNow à ton compte bexio.


Couper la connexion bexio

Sur le web

  • Si tu veux connecter ton studio à un nouveau compte bexio, il est recommandé de supprimer l'ancienne connexion bexio. Cela permet de réinitialiser tous les anciens paramètres, factures liées, contacts et produits de bexio. Pour ce faire, procède comme suit: 
  • Clique dans le domaine administrateur sur «Apps & intégrations» - «bexio».
  • Clique ensuite sur «Ne plus utiliser bexio» - «Réinitialiser les données». 
  • Tu as maintenant supprimé toutes les anciennes données bexio et l'ancienne connexion bexio, et tu peux connecter ton nouveau compte bexio, de la même manière qu'expliqué ci-dessus dans les instructions.


Remarque : les studios qui utilisent la connexion bexio d'un lieu connecté ne doivent pas renouveler la connexion, car la nouvelle connexion est automatiquement reprise par le lieu connecté. En conséquence, aucune remarque ni bouton « Renouveler la connexion » n'est visible.