Wer kann diese Funktion benutzen?

  • Administratoren und Instruktoren mit Back-Office
  • Premium ENTERPRISE / «Mobile & Badge Check-In»


In dieser Anleitung erfährst du, wie das Check-In sowie die Zutrittskontrolle im Detail funktionieren und wie du den Check-In verwalten kannst.


Check-In und Zutrittskontrolle erklärt

Die Nutzung eines Check-Ins bietet dir Sicherheit und erlaubt es dir sicherzustellen, dass nur Mitglieder mit einem gültigen Abonnement Zutritt zu deinem Studio erhalten. Zudem kannst du im Überblick behalten, wer gerade sich in deinem Studio befindet. SportsNow bietet dir grundsätzlich zwei Möglichkeiten an, wie sich deine Mitglieder vor Ort bei deinem Studio einchecken können: 

  • Durch Scannen eines QR-Codes mit der SportsNow-App.
  • Durch kontaktloses Scannen der Mitgliederkarte (Badge) an einem Lesegerät.


Check-In per QR-Code

Mit der modernen Mobile-Lösung von SportsNow erfolgt das Check-In einfach und bequem per App auf dem Smartphone. Das Check-In mittels QR-Code ist die modernste und auch günstigste Variante, da keine zusätzlichen Badges benötigt werden. Voraussetzung ist, dass deine Mitglieder ein Smartphone besitzen und die SportsNow-App benutzen. So funktioniert’s:

  • Mit dem Premium Enterprise oder dem «Mobile Check-In» Add-on erhältst du im Adminbereich deines Studios einen eigenen QR-Code.
  • Dieser QR-Code machst du am Eingang deines Studios für deine Mitglieder ersichtlich (ausgedruckt oder auf einem Bildschirm).
  • Das Mitglied scannt den QR-Code mit der SportsNow-App auf seinem Smartphone, um sich einzuchecken. Da das Mitglied in der App mit seinem eigenen SportsNow-Konto angemeldet ist, wird sein Abonnement automatisch überprüft.


Check-In mit Badge

Alternativ oder auch ergänzend kann das Check-In mittels Badge erfolgen. Hier nutzt du ein eigenes Smartphone als Lesegerät, bei dem deine Mitglieder ihren Badge kontaktlos scannen können. Um dein Smartphone als Lesegerät (Terminal) zu nutzen, muss es das Android Betriebssystem nutzen und NFC-fähig (Near Field Communication) sein. So funktioniert’s:

  • Mit dem Premium Enterprise (oder «Mobile Check-In» Add-on) kannst du die SportsNow-App bzw. dein Smartphone als Lesegerät einstellen. 
  • Öffne die SportsNow-App und drücke auf «Mehr» - «Badge Check-In Terminal», um das Gerät als Lesegerät einzustellen.
  • Befestige dein Smartphone im Eingangsbereich, wo sich deine Kunden kontaktlos ihren Badge scannen können.
  • Verfügt das Mitglied über ein gültiges Abonnement, so wird der Bildschirm grün und das Mitglied wird automatisch eingecheckt. Ansonsten wird der Bildschirm rot und eine entsprechende Information wird angezeigt. Zudem erklingt entsprechend ein anderer Ton, so dass sowohl visuell als auch akustisch erkennbar ist, ob ein Mitglied ein gültiges Abonnement besitzt oder nicht.


Check-In mit externen Partnerlösungen

Alternativ gibt es die Möglichkeit mit Hardware und Lesegeräten von unseren Partnern im Bereich Zutrittskontrolle zu arbeiten. Die Funktionsweise ist identisch mit dem kontaktlosen Scannen eines Badges, doch stattdessen wird ein spezielles Lesegerät als Terminal verwendet. 

Bei Interesse empfehlen wir den gewünschten Partner direkt zu kontaktieren. Unsere Partner können dir zeigen, welche Möglichkeiten dir generell zur Verfügung stehen für eine Integration und können dich beraten, ob ein bestehendes System kompatibel ist. Voraussetzung seitens SportsNow ist, dass dein Studio das Premium Enterprise oder das entsprechende Add-on nutzt («Integration mit exivo», «Integration mit Gantner» oder «Integration mit n-tree»).

Beachte, dass Zusatzkosten seitens der Partnerlösung anfallen können. Hier hast du eine Übersicht über unsere Partner:


Zeitprofile

Die Zutrittskontrolle mit einer externen Partnerlösung ermöglicht es dir Zeitprofile zu erstellen, womit du den Zutritt pro Abonnement zeitlich festlegen kannst. Somit kannst du festlegen an welchen Tagen und zu welchen Zeiten deine Mitglieder Zutritt erhalten. Bei den Partnerlösungen dormakaba und n-tree kannst du die Zeitprofile in der Partnerlösung festlegen. Bei der Partnerlösung von Neogate kannst du die Zeitprofile in SportsNow unter «Apps & Integrationen» - «Gantner» einstellen.


Check-Ins verwalten

Nachfolgend erklären wir dir, wie die tägliche Arbeit mit Check-Ins in SportsNow funktioniert. Alles rund um den Check-In findest du im Adminbereich unter «Check-In». Hier erhältst du eine Übersicht über alle Check-Ins, findest deinen QR-Code und kannst auch Mitglieder manuell ein- und auschecken.


Gut zu wissen

Du kannst jederzeit Check-Ins nachträglich bearbeiten und korrigieren, falls einmal etwas falsch eingetragen sein sollte.


Schritt-für-Schritt-Anleitung

  • Klicke im Adminbereich auf «Check-In».
  • Du siehst eine Übersicht der eingecheckten Mitglieder, die du verwalten kannst. Folgende Aktionen stehen dir zur Verfügung:
    • Offene Rechnungen anzeigen: Öffnet ein Fenster mit den offenen Rechnungen, die du direkt verwalten kannst.
    • Check-Out: Checkt das Mitglied sofort aus.
    • Bearbeiten: Öffnet ein Fenster, womit du manuell den Zeitpunkt des Check-Ins sowie Check-Outs bearbeiten kannst.
    • Löschen: Löscht das Check-In definitiv. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.


Weitere Funktionen

  • Check-In Code: Hier kommst du auf eine neue Seite, die dir den QR-Code deines Studios anzeigt. Deine Mitglieder können deinen QR-Code scannen, um sich einzuchecken.
  • Mitglieder einchecken: Hier gelangst du zu einer Übersicht deiner Kunden und Teammitglieder, die du manuell einchecken kannst. Um ein Mitglied einzuchecken, klicke auf «Check-In» und bestätige mit «OK».
  • Check-Out: Um ein Mitglied wieder auszuchecken, klicke auf «Check-Out» und bestätige mit «OK».


Einstellungen

Beim Check-In stehen dir einige Einstellungen zur Verfügung. Du kannst eine Check-In Begrenzung für dein Studio einrichten, sodass sich nicht mehr Mitglieder als die maximale Anzahl einchecken können. Zudem kannst du Informationen anzeigen lassen, wenn sich ein Mitglied eincheckt.


Schritt-für-Schritt-Anleitung

  • Klicke im Adminbereich auf «Check-In».
  • Klicke auf «Einstellungen».
  • Check-In Begrenzung: Gib hier die Anzahl an, wie viele Mitglieder maximal eingecheckt sein können.
  • Check-In-Informationen für deine Kunden: Hier kannst du Informationen angeben, die deinen Mitgliedern bei einem erfolgreichen Check-In angezeigt werden.
  • Wenn du fertig bist, klicke auf «Einstellungen speichern».