Apps & Integrationen

Integration mit bexio 🔁

Wer kann diese Funktion benutzen?

đŸ‘€ Administratoren

🏅 Premium MAX / Add-On «Integration mit bexio»

🌐 https://www.bexio.com

bexio, die beliebte Schweizer Business Software fĂŒr KMU, ermöglicht dir Rechnungen einfacher und schneller denn je mit deinem eigenen Design zu schreiben. Zudem kannst du Zahlungen mit ESR-Einzahlungsscheinen zeitsparend und automatisch abgleichen. Mit der bexio-Integration kannst du dein SportsNow-Studio mit bexio verbinden und somit gleichzeitig von den Vorteilen beider Systeme profitieren. Deine Rechnungen werden automatisch synchronisiert und du kannst dadurch eine Menge Zeit sparen! Was will man mehr?

Die Vorteile der bexio-Integration

  • Schnelle und einfache Einrichtung
  • Automatische Synchronisation sĂ€mtlicher Rechnungen
  • Automatische VerknĂŒpfung bestehender Kunden und Produkte (Abonnemente)

Wie funktioniert es?

GrundsÀtzlich: Sobald ein Mitglied auf SportsNow ein neues Abonnement kauft, wird standardmÀssig eine Rechnung erstellt (unter Meine Finanzen).

Sobald die bexio-Integration aktiviert ist, werden diese Rechnungen automatisch nach bexio transferiert und der Rechnungsstatus synchronisiert.
Falls der Kontakt in bexio noch nicht vorhanden ist, so wird initial der Kunde automatisch erstellt. Dasselbe gilt fĂŒr das Produkt (das Abonnement).

Wenn die Rechnung in bexio bezahlt (oder storniert) wurde, wird die Rechnung auf SportsNow automatisch als bezahlt (oder storniert) markiert.

Somit wird primÀr das Rechnungswesen mit bexio erledigt und das Verwalten der Mitglieder und Abonnemente mit SportsNow, welche die Vorteile beider Systeme vereint.

Gut zu wissen 💡

  • Es werden nicht sofort sĂ€mtliche Kunden und Abonnemente aus SportsNow nach bexio transferiert (oder umgekehrt), sondern ein Kunde bzw. Abonnement wird erst transferiert, wenn eine entsprechende Rechnung existiert und synchronisiert wird.
  • Es wird nur der Rechnungsstatus synchronisiert (d.h. Teilzahlungen und nachtrĂ€gliche Mutationen werden nicht synchronisiert).
  • Die Rechnungen werden in bexio basierend auf den aktuellen bexio-Vorlagen erstellt. Wie diese angepasst werden können, kannst du beim bexio-Support finden: Logo, Schriftart, SeitenabstĂ€nde und EmpfĂ€nger-Adresse bei meinen Dokumenten anpassen
  • Nur neue Rechnungen werden synchronisiert d.h. Rechnungen, die nach der bexio-Integration aktiviert wurden.
  • Falls du Ă€ltere Rechnungen nachtrĂ€glich synchronisieren möchtest, so musst du diese Rechnungen einzeln und manuell fĂŒr die Synchronisation auswĂ€hlen (unter Meine Finanzen)
  • Die Synchronisation wird mehrmals am Tag ausgefĂŒhrt.

Schritt-fĂŒr-Schritt-Anleitung đŸ€“

In wenigen Schritten hast du dein Studio mit bexio verbunden. Voraussetzung ist ein bestehendes bexio-Konto.

  • Klicke im Adminbereich auf «Apps & Integrationen» – «bexio».
  • Klicke auf «Jetzt bexio nutzen».
  • Du wirst automatisch zu bexio weitergeleitet.
  • Falls du noch nicht bei bexio eingeloggt bist, musst du dich zuerst anmelden und kannst danach mit dem Verbinden fortfahren.
  • Klicke auf «Zulassen» um SportsNow mit deinem bexio-Konto zu verbinden
  • GlĂŒckwunsch! Du hast dein Studio erfolgreich mit bexio verbunden.

Sobald bexio verbunden ist, stehen dir einige einfache Einstellungsmöglichkeiten zur VerfĂŒgung.

Grundeinstellungen

  • Rechnungen automatisch senden: Ist diese Option aktiviert (HĂ€kchen ist gesetzt), so wird die Rechnung automatisch aus bexio per E-Mail versendet. Wir empfehlen diese Option erst zu aktivieren, wenn sĂ€mtliche Vorlagen und Einstellungen korrekt und getestet sind. Wenn diese Option deaktiviert ist, so muss die Rechnung in bexio manuell gesendet werden.
  • Standard MWST Umsatzsteuer: WĂ€hle aus mit welcher Standard MWST Umsatzsteuer, die Rechnung erstellt werden soll in bexio.
  • Produktspezifische MWST Umsatzsteuer verwenden: Optional hast du die Möglichkeit produktspezifische MWST Umsatzsteuer fĂŒr die Rechnung zu verwenden, welche beim Produkt in bexio definiert sind. Dies wird jedoch nur empfohlen, falls die MWST Umsatzsteuer pro Abonnement unterschiedlich sein kann.
  • Preise: WĂ€hle aus, ob deine Preise inkl. oder zzgl. MWST sind.
  • Konto fĂŒr Barzahlung: WĂ€hle aus auf welches bexio-Konto (Ertragskonto) gebucht werden soll fĂŒr Rechnungen mit der Zahlungsart „Barzahlung“.
  • Konto fĂŒr Rechnung / Überweisung / Kreditkarte: WĂ€hle aus auf welches bexio-Konto (Ertragskonto) gebucht werden soll fĂŒr Rechnungen aller ĂŒbrigen Zahlungsarten.
    Hinweis: ZahlungseingĂ€nge (wenn eine Rechnung als bezahlt markiert wird) werden in bexio ĂŒber das Standard-Konto z.B. 1029 (Bank – Systemkonto) gebucht. Das Standard-Konto kann in bexio angepasst werden.
  • Wenn du fertig bist, klicke auf «Einstellungen speichern».

Erweiterte Einstellungen

Falls du sowohl in bexio als auch in SportsNow bereits deine Kunden / Kontakte hast, so kannst du diese mit deinen Mitgliedern / Abonnemente verknĂŒpfen, damit bei der Synchronisation keine Duplikate entstehen. Ansonsten kannst du diesen Schritt einfach ĂŒberspringen.
StandardmÀssig werden Kontakte anhand ihrer E-Mail-Adressen automatisch abgeglichen, um Duplikate zu vermeiden.

 

Tags: bexio, Integration, Verwaltung, Administration, Finanzen, Rechnungen, Integration mit bexio

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