Qui peut utiliser cette fonction?

  • Administrateurs et instructeurs avec back office
  • Premium ENTERPRISE / Add-On «Mobile & Badge Check-In »


Dans ce guide, tu apprendras comment fonctionne en détail le check-in et le contrôle d'accès et comment gérer le check-in.


Le check-in et le contrôle d'accès expliqués

L'utilisation d'un check-in te donne une sécurité et te permet de t'assurer que seuls les membres ayant un abonnement valide ont accès à ton studio. Tu peux également garder une trace des personnes qui se trouvent actuellement dans ton studio. SportsNow te propose deux moyens de base pour que tes membres puissent s'enregistrer dans ton studio : 

  • En scannant un code QR avec l'application SportsNow.
  • Scanner sans contact de la carte de membre (badge) sur un lecteur.


Check-In par code QR

Grâce à la solution mobile moderne de SportsNow, le check-in est facile et pratique via une application sur le smartphone. Le check-in par code QR est l'option la plus moderne et aussi la moins chère, car aucun badge supplémentaire n'est nécessaire. La seule condition est que tes membres possèdent un smartphone et utilisent l'application SportsNow. Voici comment cela fonctionne :

  • Avec le Premium Enterprise ou l'Add-On «Mobile Check-In», tu recevras ton propre code QR dans le domaine d'administrateur de ton studio.
  • Ce code QR sera affiché à tes membres à l'entrée de ton studio (imprimé ou à l'écran).
  • Le membre scanne le code QR avec l'application SportsNow sur son smartphone pour s'enregistrer. Comme le membre est connecté à l'application avec son propre compte SportsNow, son abonnement sera automatiquement revu.

Check-In avec badge

Le check-in peut également être effectué à l'aide d'un badge. Ici, tu utilises ton propre smartphone comme lecteur, où tes membres peuvent scanner leur badge sans contact. Pour pouvoir utiliser ton smartphone comme terminal, il doit utiliser le système d'exploitation Android et être compatible avec la technologie NFC (Near Field Communication). Voici comment cela fonctionne :

  • Avec le Premium Enterprise (ou «Mobile Check-In»), tu peux définir l'application SportsNow ou ton smartphone comme lecteur. 
  • Ouvre l'application SportsNow et appuie sur «Plus» - «Badge Check-In Terminal» pour définir l'appareil comme lecteur.
  • Fixe ton smartphone dans la zone d'entrée où tes clients peuvent scanner leur badge sans contact.
  • Si le membre dispose d'un abonnement valide, l'écran devient vert et le membre est automatiquement enregistré. Sinon, l'écran devient rouge et des informations sont affichées. En outre, un son différent sera émis, de sorte qu'il soit visuellement et acoustiquement reconnaissable si un membre a un abonnement valide ou non.


Check-in avec des solutions de partenaires externes

Il est également possible de travailler avec le matériel et les lecteurs de nos partenaires dans le secteur du contrôle d'accès. La fonctionnalité est identique à celle du balayage sans contact d'un badge, mais un lecteur spécial est utilisé comme terminal. Si tu es intéressé, nous te recommandons de contacter directement le partenaire souhaité. Nos partenaires peuvent te montrer les options qui s'offrent généralement en matière d'intégration et t'indiquer si un système existant est compatible. La condition préalable est que ton studio utilise la Premium Enterprise ou l'Add-On correspondant («Intégration avec exivo», «Intégration avec Gantner» ou «Intégration avec n-tree»).

Veuille noter que la solution de partenariat peut entraîner des coûts supplémentaires. Tu trouveras ici un aperçu de nos partenaires :


Profils horaires

Le contrôle d'accès avec une solution partenaire externe permet de créer des profils horaires, ce qui permet de chronométrer l'accès par abonnement. Cela te permet de définir les jours et les heures où tes membres ont accès. Avec les solutions partenaires dormakaba et n-tree, tu peux définir les profils temporels dans la solution partenaire. Dans la solution partenaire de Neogate, tu peux définir les profils horaires dans SportsNow sous «Apps & Integrations» - «Gantner».


Gérer les check-ins

Nous expliquons ci-dessous comment fonctionne le travail quotidien avec les Check-Ins dans SportsNow. Tu trouveras tout ce qui concerne le check-in dans le domaine d'administrateur sous «Check-In». Ici, tu as un aperçu de tous les check-ins, tu trouves ton code QR et tu peux également enregistrer manuellement les membres à l'entrée et à la sortie.


Bon à savoir

  • Si quelque chose est mal saisi, tu peux éditer et corriger les check-ins par la suite.


Instructions étape par étape

  • Clique sur «Check-In» dans le domaine de l'administrateur.
  • Tu verras un aperçu des membres enregistrés que tu peux gérer. Les actions suivantes sont à ta disposition :
    • Montrer les factures ouvertes : Ouvre une fenêtre avec les factures ouvertes, que tu peux gérer directement.
    • Check-Out : Vérifie le membre immédiatement.
    • Editer : Ouvre une fenêtre dans laquelle tu peux modifier manuellement l'heure d'arrivée et de départ.
    • Effacer : Supprime définitivement le check-in. Cette opération ne peut être annulée.


Autres fonctions

  • Check-in Code : Ici tu arriveras à une nouvelle page qui te montrera le code QR de ton studio. Tu peux l'imprimer afin que tes membres puissent facilement le scanner et s'enregistrer.
  • Enregistrer des members : Tu trouveras ici un aperçu où sont répertoriés tes clients et les membres de ta équipe. Pour enregistrer un membre, tu dois cliquer sur «Check-In» et confirmer avec «OK».
  • Check-Out : Pour re-contrôler un membre enregistré, tu dois aller sur «Check-Out» et confirmer avec «OK».


Paramètres

Lors du check-in, tu auras accès à certains paramètres. Tu peux fixer une limite de check-in pour ton studio, de sorte que le nombre de membres pouvant s'enregistrer ne dépasse pas le nombre maximum. Tu peux également afficher des informations lorsqu'un membre s'enregistre.


Instructions étape par étape

  • Clique sur «Check-In» dans le domaine de l'administrateur.
  • Clique sur «Paramètres».
  • Limitation du check-in : Indique le nombre maximum de membres qui peuvent être enregistrés.
  • Informations de check-in pour tes clients : Ici, tu peux saisir les informations qui seront affichées à tes membres lorsqu'ils s'enregistreront avec succès.
  • Lorsque tu as terminé, clique sur «Enregistrer les paramètres».